Mitarbeiter*in Eventmanagement / Veranstaltungsorganisation (w/m/d)
Kennziffer 2025_311903

Die Beschäftigung erfolgt in Vollzeit mit 40 Wochenstunden. Die Stelle ist unbefristet. Die Vergütung erfolgt bei Vorliegen der persönlichen Voraussetzungen nach den Bestimmungen der Tarifverträge für den öffentlichen Dienst der Länder (TV-L) bis zur Entgeltgruppe 11.

Aufgaben:

Als Mitarbeiter*in im Bereich Eventmanagement/Veranstaltungsorganisation (w/m/d) arbeiten Sie direkt im Zentrum für Hochschulkommunikation (ZFHK). Das ZFHK agiert als Schnittstelle zwischen Hochschule und Öffentlichkeit und ist verantwortlich für den Gesamtauftritt der TH Wildau nach innen und außen. Zum ZFHK gehören die Kreise Marketingkommunikation/ Eventmanagement/ Alumniarbeit, Interne und Externe Kommunikation sowie die Studienorientierung.

Der Schwerpunkt der Aufgaben liegt im Bereich der internen Veranstaltungsplanung und –organisation. Dazu gehörenden folgende Aufgaben und Verantwortlichkeiten:

• Veranstaltungsplanung und –organisation, u.a. Konzeption, Planung und Umsetzung sowie technisch-organisatorisches Management diverser interner Eventformate in Zusammenarbeit mit den jeweiligen Fachabteilungen an der TH Wildau
  
• eigenverantwortliche Koordination aller logistischen Aspekte, einschließlich Raumreservierungen, Catering, technischer Ausstattung und Sicherheitsmaßnahmen
  

• technisch-organisatorisches Management und Ressourcenmanagement und/oder Begleitung für Veranstaltungen in Verantwortung des Zentrums für Hochschulkommunikation (z.B. Hochschulinformationstag, Semestereröffnungsfeiern, zentrale Verabschiedungsfeiern)
  
• technische Ausgestaltung und Vorbereitung der Veranstaltungsräume
  

• veranstaltungstechnische Beratung und Begleitung interner Eventformate
  

Weiterhin nehmen Sie eigenverantwortlich Aufgaben für das Eventmanagement externer Formate und Anfragen an der Hochschule bzw. auf dem Campus wahr. Dazu gehören:

• Beratung, Steuerung, finanzielle Abwicklung
  
• technisch-organisatorisches Management von Veranstaltungsanfragen und deren Umsetzung (inkl. situativer infrastruktureller Unterstützung vor Ort)
  

Sie übernehmen die organisatorische und im Rahmen des gesetzten Budgets betriebswirtschaftliche Gesamtverantwortung für die zeitgerechte und erfolgreiche Umsetzung von Veranstaltungen und arbeiten dabei eng mit verschiedenen internen Abteilungen, externen Dienstleistern und relevanten Stakeholdern zusammen.

Sie verantworten die Dokumentation und das Qualitätsmanagement für das Eventmanagement, erstellen Veranstaltungsberichte zur kontinuierlichen Verbesserung der Abläufe sowie statistische Auswertungen und fertigen Prozessdokumentationen an.

Sie arbeiten mit an der weiteren strategischen Ausrichtung/ Weiterentwicklung von neuen und bestehenden Eventformaten in Abstimmung mit dem Lenkungskreis der Hochschulkommunikation (ZFHK).

Als Teil des ZFHK-Teams nehmen Sie an regelmäßigen Jour Fixes, Austauschrunden mit Bezug zur Veranstaltungsplanung sowie Team- und Bereichssitzungen im ZFHK sowie bedarfsorientiert an Besprechungen mit weiteren Bereichen der TH Wildau teil.

Anforderungsprofil:

• abgeschlossenes Hochschulstudium im Bereich Eventmanagement, Marketing, Betriebswirtschaft oder einer verwandten Disziplin oder abgeschlossene Ausbildung zum/zur Eventmanager*in mit mehrjähriger Berufserfahrung und zusätzlich abgeschlossenem Studium einer anderen Fachrichtung
  
• fundierte und nachweisliche Erfahrung in der Planung und Durchführung von Veranstaltungen, vorzugsweise im Hochschulumfeld
  
• Bereitschaft zu flexiblen Arbeitszeiten und Campuspräsenz, insbesondere während Veranstaltungen und außerhalb der Gleit- und Kernarbeitszeiten, auch vereinzelt an Wochenenden (unter Einhaltung der gesetzlichen Ruhezeiten)
  
• sichere Anwendung von speziellen Fachkenntnissen im Prozessmanagement / Methodenmanagement für Eventmanagement und Veranstaltungsorganisation
  

• Kenntnisse über branchenübliche Unterstützungssysteme (Software, Recherche, Prozessgestaltung, Umsetzung, Changemanagement, Betreuung)
  
• Bereitschaft zur Implementierung geeigneter Veranstaltungstools im Hochschulumfeld
  
• Kenntnisse im Projektmanagement und in der Budgetierung
  
• stark ausgeprägte Kommunikationsfähigkeiten und ein sicheres Auftreten, Verhandlungsgeschick
  

• Engagement und Serviceorientierung
  
• technisches Verständnis, insb. Veranstaltungstechnik
  
• Kreativität und Innovationsgeist für die Entwicklung ansprechender Veranstaltungskonzepte
  
• sicherer Umgang mit MS Office und anderen relevanten Softwaretools
  

• Deutsch fließend in Wort und Schrift
  
• mindestens gute Sprachkenntnisse im Englischen (B1)